Teknologi Sebagai Enabler Pelayanan Masyarakat Yang Prima

Teknologi Sebagai Enabler Pelayanan Masyarakat Yang Prima

2144
0
8 Flares Twitter 0 Facebook 8 Google+ 0 Pin It Share 0 Email -- Filament.io 8 Flares ×

Gebrakan Jokowi sebagai Walikota Solo dimulai dengan perjuangan untuk memperbaiki sistem birokrasi pengurusan Kartu Tanda Penduduk (KTP). Kala itu, setiap warga yang hendak membuat atau memperpanjang KTP di Solo bisa menunggu hingga empat minggu—tergantung dari amplop-nya. Jokowi mengubah waktu tunggu tersebut menjadi hanya satu jam.

Keputusan tersebut tidaklah diambil secara sembrono dan tanpa alasan. Di balik major improvement yang dibuatnya tersebut adalah kapabilitas sistem teknologi informasi. Menurut penyelidikannya saat itu, seperti dilansir oleh Vivanews, dengan teknologi informasi sesungguhnya pembuatan KTP hanya memakan waktu delapan menit saja. Alhasil, sejak keputusan itu dibuat, dibarengi dengan tindakan tegas terhadap para aparat yang resisten, pembuatan KTP di Solo dapat dilaksanakan seperti yang dijanjikan, satu jam jadi.

Dari sudut pandang ilmu manajemen operasi, kegiatan pelayanan masyarakat, seperti pembuatan KTP, dapat dipandang sebagai suatu sistem operasi, yaitu suatu sistem yang pada intinya mentransformasikan masukan (input) menjadi keluaran (output) melalui suatu proses yang dioperasikan dengan menggunakan sumber daya (resources) tertentu.

Sebagai contoh, dalam konteks pelayanan pembuatan KTP, input-nya adalah permohonan dari penduduk yang dilengkapi dengan data dasar yang dibutuhkan dan ouput-nya adalah KTP itu sendiri. Di antara input dan output tersebut adalah aliran proses yang terdiri dari tahapan-tahapan yang dibutuhkan untuk mengubah (mentransformasi) permohonan dan data-data yang diberikan menjadi KTP yang sah, misalnya input data ke komputer, mencetak kartu, dan sebagainya.

Proses transformasi ini di antaranya membutuhkan metode kerja yang tepat, peran serta operator (pegawai) dan teknologi (komputer, printer, dan sebagainya.) sebagai sumber daya agar bisa berjalan dengan efektif dan efisien dalam menghasilkan output yang diinginkan, yaitu KTP.

Mengacu pada definisinya, ada empat elemen kunci dalam suatu sistem operasi, yaitu: input, proses, resources, dan output. Peranan teknologi adalah sebagai resources yang mendukung proses transformasi berjalan dengan efektif dan efisien.

Dalam konteks pelayanan masyarakat, teknologi adalah aspek strategis yang berfungsi sebagai enabler bagi instansi pemerintahan untuk memberikan pelayanan masyarakat yang berkualitas prima yang berorientasi pada kepentingan dan kepuasan masyarakat. Berkaca dari kisah Jokowi, teknologi pun dapat dipandang sebagai enabler untuk mencapai sistem birokrasi yang bersih.

Namun, yang perlu diperhatikan bahwa teknologi hanyalah salah satu determinan—itu pun jika pemanfaatannya dilakukan secara tepat. Oleh karena itu, pemanfaatan teknologi harus memperhatikan setidaknya empat hal agar bisa berhasil berkontribusi terhadap pencapaian pelayanan masyarakat yang berkualitas.

Pertama, pemilihan dan pemanfaatan teknologi harus tepat guna. Sebelum memutuskan untuk menggunakan teknologi tertentu, pengambil keputusan harus mengkaji apakah teknologi tersebut berdampak positif terhadap kinerja pelayanan masyarakat, seberapa besar manfaat yang akan dirasakan oleh masyarakat dan para pegawai dengan adanya teknologi tersebut, serta sudah tepatkah teknologi yang dipilih dengan tujuan yang ingin dicapai atau untuk menjawab permasalahan yang sekarang dihadapi.

Pertanyaan kritis semacam ini harus bisa dijawab untuk menilai apakah pemilihan teknologi tertentu sudah tepat guna atau belum. Dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, harus selalu diingat bahwa esensi dari teknologi adalah untuk mempermudah dan membuat lebih baik upaya manusia dalam memenuhi kebutuhannya. Artinya, adanya teknologi mestinya membuat manusia dapat lebih tepat dan sesuai dalam mengerjakan segala sesuatu, tidak membuang-buang waktu, tenaga, dan biaya.

Kedua, kebijakan dan metode kerja yang lama harus disesuaikan kembali. Pemanfaatan teknologi sudah pasti mengubah metode kerja yang ada. Agar pemanfaatan teknologi dapat menjadi efektif, kebijakan pun terkadang harus ikut diubah. Dalam kisah Jokowi di atas, perubahan ini tersirat dalam pengubahan kebijakan waktu tunggu pembuatan KTP dari empat minggu menjadi satu jam. Pengubahan kebijakan tersebut sudah pasti menuntut perubahan metode kerja di lapangan.

Ketiga, pemberian pelatihan. Masuknya teknologi baru terkadang berbenturan dengan kompetensi yang dimiliki pegawai saat ini—apalagi jika para pegawai merupakan angkatan “tua” yang tidak familiar dengan teknologi terbaru.

Untuk itu, pemberian pelatihan sangat diperlukan untuk memberikan keterampilan dan pengetahuan yang memadai sehingga mereka melakukan tugasnya dengan lebih mudah dengan teknologi yang baru. Sudah banyak kejadian memperlihatkan perangkat teknologi baru menjadi terbengkalai di suatu instansi karena tidak ada yang bisa mengoperasikannya.

Keempat, perubahan mindset dan budaya kerja. Sesungguhnya faktor inilah yang paling menentukan dan paling kompleks untuk di-manage. Andai semua peralatan sudah canggih, tetapi jika manusianya pemalas dan ogah-ogahan, tidak memiliki mindset untuk melayani dan memberikan yang terbaik bagi masyarakat, pemanfaatan teknologi apapun menjadi sia-sia. Belum adanya budaya kerja melayani inilah yang membuat praktik korupsi menjalar hingga instansi pemerintahan level terendah.

Mengubah mindset dan budaya kerja bukan perkara mudah. Setiap perubahan pasti dihadapkan pada resistensi. Di sinilah ketegasan dan determinasi seorang pemimpin mutlak diperlukan.

Jokowi pada saat membahas sistem pembuatan KTP yang baru pun mendapatkan resistensi dari beberapa camat dan lurah yang merasa tidak yakin bahwa prosedur bisa dijalankan dalam waktu singkat.

Menghadapi resistensi tersebut, Jokowi tegas. Ia mencopot empat orang yang tidak memiliki niat untuk melakukan perubahan itu dari jabatannya. Hasilnya, pembuatan KTP berdurasi satu jam tersebut berhasil dilaksanakan hingga sekarang.

Kita sudah familiar dengan istilah “ekonomi kerakyatan”. Sekarang saatnya ide “teknologi kerakyatan” muncul ke permukaan, yaitu pemanfaatan teknologi untuk sebesar-besarnya kepentingan rakyat. Namun, ingat selalu bahwa teknologi hanyalah salah satu enabler. Teknologi tidak akan pernah dapat berkontribusi untuk kepentingan rakyat tanpa dukungan faktor lainnya, terutama pemimpin dan aparat yang merakyat.

SHARE
Previous articleSi Tempat Curhat Necis dari Jatinangor
Next articleJokowi-Ahok Bukan Penggebrak
Jeffrey Kurniawan
Jeffrey Kurniawan, alumni Teknik Telekomunikasi ITB yang merasa tertarik mendalami ilmu bisnis dan manajemen. Setelah hampir dua tahun bekerja di salah satu perusahaan telekomunikasi multinasional, memutuskan untuk melanjutkan studi magister di PPM School of Management, dengan konsentrasi keilmuan Operation Management. Saat ini, Jeffrey bekerja sebagai konsultan di bidang Organization Development. Selain itu, ia pun aktif sebagai trainer berbagai bidang manajemen, seperti Project Management, Problem Solving and Decision Making, serta Operation Excellence.